Arkevia is een digitale kluis ontworpen om gevoelige documenten (salarisstroken, attesten, diploma’s) op te slaan en er op afstand toegang toe te krijgen via een browser of een mobiele applicatie. De service is gebaseerd op twee verschillende portalen, en verwarring tussen deze portalen is de belangrijkste oorzaak van inlogproblemen.
Het begrijpen van deze architectuur voordat je een identificatie invoert, voorkomt de meeste fouten die gebruikers tegenkomen.
Aanrader : Hoe te kiezen tussen een papieren kluis en de My Arkevia-app voor gevoelige documenten?
Werknemersportaal en werkgeversportaal: twee adressen om niet te verwarren
De meest voorkomende valstrik komt niet van een vergeten wachtwoord, maar van een verkeerd gekozen URL. MyArkevia.com is het portaal dat gereserveerd is voor werknemers om hun documenten te bekijken en te downloaden. De werkgeversinterface gaat via arkevia.com, een ruimte die is gewijd aan HR-diensten voor het indienen en beheren van bestanden.
Een werknemer die probeert in te loggen op arkevia.com met zijn persoonlijke inloggegevens ontvangt een foutmelding zonder duidelijke uitleg. Omgekeerd vindt een HR-verantwoordelijke die op myarkevia.com aankomt zijn administratie-dashboard niet terug. Het controleren van het adres in de adresbalk van de browser voordat je een wachtwoord invoert is een eenvoudige reflex die een groot deel van de verzoeken aan de support oplost.
Aanvullende lectuur : Hoe u veilig en eenvoudig toegang krijgt tot uw webmail Convergence in Lyon
Om het inlogproces aan de werknemerskant beter te begrijpen, biedt een gedetailleerde tutorial de mogelijkheid om toegang te krijgen tot de klantruimte van Arkevia zonder het verkeerde portaal te kiezen.
Activatie van het MyArkevia-account: personeelsnummer, geheime code en overeenkomst
De eerste login is geen simpele invoer van identificatiegegevens. Het volgt een precies protocol, opgelegd door de werkgever die zich heeft aangemeld voor de service.
- De HR-service verstrekt een personeelsnummer en een geheime code, meestal per interne post of via een beveiligde e-mail. Deze twee elementen zijn essentieel om het account te initialiseren.
- Bij het eerste bezoek aan myarkevia.com voert de werknemer dit paar personeelsnummer/code in, stelt vervolgens zijn eigen wachtwoord in en geeft een persoonlijk e-mailadres op dat zal worden gebruikt voor herstel.
- Een overeenkomst voor terbeschikkingstelling en de algemene gebruiksvoorwaarden moeten worden geaccepteerd voordat de kluis actief wordt. Zonder deze validatie blijft het account in afwachting.
Het personeelsnummer wordt slechts één keer gebruikt, bij de activatie. Daarna log je in met het gekozen e-mailadres en het persoonlijke wachtwoord.
Dubbele authenticatie op Arkevia: wat er is veranderd sinds 2025
Oudere gidsen beschrijven een klassieke inlogprocedure met identificatie en wachtwoord. Sinds 2025 wordt dubbele authenticatie (2FA) sterk aangemoedigd, en is deze zelfs verplicht afhankelijk van de configuratie die door het bedrijf is gekozen. Concreet, na het invoeren van het wachtwoord, wordt een tijdelijke code per e-mail of SMS naar het geregistreerde nummer in het profiel gestuurd.
Deze stap voegt enkele seconden toe aan elke login, maar blokkeert elke poging tot toegang, zelfs als het wachtwoord is gecompromitteerd. Arkevia biedt ook afdrukbare noodcodes aan, die offline bewaard moeten worden. Deze codes maken het mogelijk om in te loggen wanneer de telefoon of de mailbox niet toegankelijk zijn.
2FA configureren bij activatie
Het meest logische moment om de dubbele authenticatie te activeren is bij de eerste login. Het systeem vraagt de gebruiker om een mobiel telefoonnummer in te voeren en een eerste testcode te valideren. Deze stap uitstellen betekent de kluis te laten beschermen door slechts één slot, wat de gegevens kwetsbaar maakt in geval van een wachtwoordlek.
De noodcodes (een reeks eenmalige codes) worden in tekstformaat gedownload. Ze op een fysieke locatie, weg van de computer, op te slaan is de meest betrouwbare methode.
Een inlogblokkade op Arkevia oplossen zonder contact op te nemen met de support
Voordat je de support benadert, elimineren drie snelle controles de meeste blokkades.
- Controleer de URL: myarkevia.com voor een werknemer, arkevia.com voor een HR-beheerder. Een typfout in het adres leidt naar een niet-bestaande pagina of een derde partij portaal.
- Leeg de cache van de browser en verwijder de cookies die aan het domein myarkevia.com zijn gekoppeld. Een verlopen sessiecookie veroorzaakt een omleidingslus die de browser weergeeft als een netwerkfout.
- Test vanaf een andere browser of een ander netwerk. Sommige bedrijfsfirewalls blokkeren standaard verzoeken naar myarkevia.com, vooral op werkstations die aan een filterende proxy zijn onderworpen.
Als het probleem aanhoudt na deze drie stappen, zal het opnieuw instellen van het wachtwoord via de link “Wachtwoord vergeten” een herstel-e-mail sturen naar het adres dat aan het account is gekoppeld. Deze link verloopt na een korte tijd, wat betekent dat je deze snel moet gebruiken na ontvangst.
Documentbeveiliging en langdurige opslag in de kluis
De Arkevia-kluis maakt gebruik van gegevensversleuteling zowel tijdens de overdracht als bij de opslag op de servers. De documenten die door de werkgever zijn ingediend (salarisstroken, attesten) worden voor een langere periode bewaard, ontworpen om te voldoen aan de bewijsbehoeften gedurende de loopbaan van de werknemer.
Het is aan te raden een lokale kopie van de salarisstroken te downloaden. Een digitale kluis beschermt tegen fysiek verlies, maar het hebben van een kopie in PDF op een externe schijf of een persoonlijke opslagruimte voegt een extra laag van veerkracht toe. In geval van een verandering van werkgever of sluiting van de service, garandeert deze kopie onmiddellijke toegang tot de documenten zonder afhankelijk te zijn van een derde partij.
Toegangsbeheer na vertrek uit het bedrijf
Het werknemersaccount op MyArkevia verdwijnt niet automatisch aan het einde van het arbeidscontract. De documenten die al zijn ingediend blijven toegankelijk met de persoonlijke inloggegevens. De werkgever verliest de mogelijkheid om nieuwe bestanden in te dienen, maar de kluis van de werknemer blijft autonoom functioneren.
Het bijwerken van het e-mailadres en het telefoonnummer dat aan het account is gekoppeld voordat je het bedrijf verlaat, voorkomt dat je de toegang tot de dubbele authenticatie verliest. Een werknemer die een binnenkort gedeactiveerd professioneel e-mailadres als enige hersteloptie behoudt, komt in de problemen en kan zijn eigen kluis niet meer openen, zonder snel alternatief.