Arkevia ist ein digitaler Tresor, der entwickelt wurde, um sensible Dokumente (Gehaltsabrechnungen, Bescheinigungen, Diplome) zu speichern und von einem Browser oder einer mobilen Anwendung aus darauf zuzugreifen. Der Dienst basiert auf zwei unterschiedlichen Portalen, und die Verwirrung zwischen diesen ist die häufigste Ursache für Verbindungsprobleme.
Das Verständnis dieser Architektur, bevor man eine Benutzer-ID eingibt, vermeidet die meisten Fehler, die Benutzer machen.
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Arbeitnehmerportal und Arbeitgeberportal: zwei Adressen, die nicht verwechselt werden dürfen
Die häufigste Falle entsteht nicht durch ein vergessenes Passwort, sondern durch eine falsch gewählte URL. MyArkevia.com ist das Portal für Arbeitnehmer, um ihre Dokumente einzusehen und herunterzuladen. Die Arbeitgeberoberfläche hingegen erfolgt über arkevia.com, einen Bereich, der den HR-Diensten gewidmet ist, um Dateien hochzuladen und zu verwalten.
Ein Arbeitnehmer, der versucht, sich mit seinen persönlichen Anmeldedaten auf arkevia.com anzumelden, erhält eine Fehlermeldung ohne klare Erklärung. Umgekehrt findet ein HR-Verantwortlicher, der auf myarkevia.com gelangt, sein Administrations-Dashboard nicht. Die Überprüfung der Adresse in der Adresszeile des Browsers, bevor ein Passwort eingegeben wird, ist eine einfache Gewohnheit, die einen großen Teil der Anfragen an den Support löst.
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Um den Anmeldeprozess für Arbeitnehmer besser zu verstehen, ermöglicht ein detailliertes Tutorial, auf den Arkevia-Kundenbereich zuzugreifen, ohne das falsche Portal zu wählen.
Aktivierung des MyArkevia-Kontos: Personalnummer, Geheimcode und Vereinbarung
Die erste Anmeldung ist nicht einfach die Eingabe von Anmeldedaten. Sie folgt einem präzisen Protokoll, das vom Arbeitgeber, der den Dienst abonniert hat, vorgegeben wird.
- Der HR-Dienst übermittelt eine Personalnummer und einen Geheimcode, in der Regel per interner Post oder über eine sichere E-Mail. Diese beiden Elemente sind unerlässlich, um das Konto zu initialisieren.
- Bei der ersten Anmeldung auf myarkevia.com gibt der Arbeitnehmer dieses Paar Personalnummer/Code ein, legt dann sein eigenes Passwort fest und gibt eine persönliche E-Mail-Adresse an, die im Falle einer Wiederherstellung verwendet wird.
- Eine Vereinbarung zur Bereitstellung und die allgemeinen Nutzungsbedingungen müssen akzeptiert werden, bevor der Tresor aktiv wird. Ohne diese Bestätigung bleibt das Konto in Wartestellung.
Die Personalnummer wird nur einmal bei der Aktivierung verwendet. Danach erfolgt die Anmeldung mit der gewählten E-Mail-Adresse und dem persönlichen Passwort.
Doppelte Authentifizierung auf Arkevia: Was sich seit 2025 geändert hat
Ältere Anleitungen beschreiben eine klassische Anmeldung mit Benutzer-ID und Passwort. Seit 2025 wird die zweifache Authentifizierung (2FA) stark gefördert, je nach Konfiguration des Unternehmens sogar obligatorisch. Konkret wird nach der Eingabe des Passworts ein temporärer Code per E-Mail oder SMS an die im Profil hinterlegte Nummer gesendet.
Dieser Schritt fügt jeder Anmeldung einige Sekunden hinzu, blockiert jedoch jeden Zugriffsversuch, selbst wenn das Passwort kompromittiert wurde. Arkevia bietet auch druckenbare Notfallcodes an, die offline aufbewahrt werden sollten. Diese Codes ermöglichen den Zugriff, wenn das Telefon oder das E-Mail-Postfach nicht erreichbar sind.
Die 2FA sofort bei der Aktivierung einrichten
Der logischste Zeitpunkt, um die doppelte Authentifizierung zu aktivieren, ist die erste Anmeldung. Das System fordert den Benutzer auf, eine Mobiltelefonnummer anzugeben und einen ersten Testcode zu validieren. Diese Schritt hinauszuzögern bedeutet, den Tresor nur mit einem einzigen Schloss zu sichern, was die Daten im Falle eines Passwortlecks verwundbar macht.
Die Notfallcodes (eine Reihe von Einmalcodes) werden im Textformat heruntergeladen. Sie in einem physischen Ordner, abseits des Computers, aufzubewahren, bleibt die zuverlässigste Methode.
Ein Verbindungsproblem bei Arkevia lösen, ohne den Support zu kontaktieren
Bevor Sie den Support kontaktieren, beseitigen drei schnelle Überprüfungen die Mehrheit der Blockierungsfälle.
- Überprüfen Sie die URL: myarkevia.com für einen Arbeitnehmer, arkevia.com für einen HR-Administrator. Ein Tippfehler in der Adresse leitet auf eine nicht existierende Seite oder ein Drittanbieter-Portal um.
- Den Cache des Browsers leeren und die Cookies, die mit der Domain myarkevia.com verbunden sind, löschen. Ein abgelaufener Sitzungscookie verursacht eine Umleitungs-Schleife, die der Browser als Netzwerkfehler anzeigt.
- Von einem anderen Browser oder einem anderen Netzwerk aus testen. Einige Unternehmensfirewalls blockieren standardmäßig Anfragen an myarkevia.com, insbesondere an Arbeitsplätzen, die einem filternden Proxy unterliegen.
Wenn das Problem nach diesen drei Schritten weiterhin besteht, sendet die Zurücksetzung des Passworts über den Link “Passwort vergessen” eine Wiederherstellungs-E-Mail an die mit dem Konto verbundene Adresse. Dieser Link läuft nach kurzer Zeit ab, was bedeutet, dass er schnell nach Erhalt verwendet werden muss.
Sicherheit der Dokumente und langfristige Aufbewahrung im Tresor
Der Arkevia-Tresor verwendet eine Datenverschlüsselung sowohl während der Übertragung als auch bei der Speicherung auf den Servern. Die vom Arbeitgeber hinterlegten Dokumente (Gehaltsabrechnungen, Bescheinigungen) werden über einen längeren Zeitraum aufbewahrt, um den Nachweisbedarf während der gesamten Karriere des Arbeitnehmers abzudecken.
Es wird empfohlen, eine lokale Kopie der Gehaltsabrechnungen herunterzuladen. Ein digitaler Tresor schützt vor physischem Verlust, aber ein PDF-Doppel auf einer externen Festplatte oder einem persönlichen Speicherplatz fügt eine zusätzliche Sicherheitsschicht hinzu. Im Falle eines Arbeitgeberwechsels oder der Schließung des Dienstes gewährleistet diese Kopie einen sofortigen Zugriff auf die Dokumente, ohne von Dritten abhängig zu sein.
Zugriffsverwaltung nach dem Verlassen des Unternehmens
Das Arbeitnehmerkonto auf MyArkevia verschwindet nicht automatisch am Ende des Arbeitsvertrags. Die bereits hinterlegten Dokumente bleiben mit den persönlichen Anmeldedaten zugänglich. Der Arbeitgeber verliert die Möglichkeit, neue Dateien hochzuladen, aber der Tresor des Arbeitnehmers funktioniert weiterhin autonom.
Die Aktualisierung der E-Mail-Adresse und der Telefonnummer, die mit dem Konto verbunden sind, bevor man das Unternehmen verlässt, verhindert den Verlust des Zugangs zur doppelten Authentifizierung. Ein Arbeitnehmer, der eine bald deaktivierte berufliche Adresse als einziges Wiederherstellungsmedium behält, wird aus seinem eigenen Tresor ausgesperrt, ohne schnell eine Lösung zu haben.